Ce que nous avons changé chez trois de nos clients
Aucun des trois n'avait le même problème.
Pour chacun, nous racontons ce qui coinçait, ce que nous avons fait, et les résultats obtenus.
Bureaux & Co : la facture ne se saisit plus deux fois
Le point de départ
Leurs logiciels ne se parlaient pas.
Les factures étaient donc recopiées à la main d'un outil à l'autre, 500 fois par mois.
Chaque recopie pouvait introduire une erreur, et le service administratif passait ses journées à vérifier au lieu de traiter.
Ce que nous avons fait
Nous avons d'abord suivi une facture du début à la fin, pour voir à quels moments elle changeait de mains.
Puis nous avons remplacé les outils dispersés par un seul système, hébergé dans le cloud.
La facture n'y est saisie qu'une fois.
−78 % de ressaisies
Sur les 500 factures reprises à la main chaque mois.
Une seule saisie
La facture n'est plus recopiée d'un outil à l'autre.
Des heures rendues
Chaque semaine, l'administratif mobilise moins de monde.
Centre de pneumologie de Perpignan : le secrétariat se remet à accueillir
Le point de départ
Le téléphone du secrétariat ne s'arrêtait jamais.
Entre les rendez-vous à caler, les dossiers à monter et les mêmes questions vingt fois par jour.
Il ne restait plus de place pour le reste.
Les patients attendaient au guichet pendant que la personne en face d'eux répondait à un appel.
Ce que nous avons fait
Le parcours du patient est passé au numérique, de la demande de rendez-vous jusqu'à l'admission.
Le tout sur les outils Google que le centre utilisait déjà.
Un agent IA répond aux questions qui revenaient le plus souvent.
Et les formulaires d'admission se remplissent depuis la salle d'attente, en scannant un QR code.
Un parcours numérique
De la demande de rendez-vous jusqu'à l'admission.
Les questions courantes absorbées
Le secrétariat n'y répond plus une par une, toute la journée.
Du temps rendu à l'accueil
Ce qui reste au secrétariat demande une présence humaine.
Maison Sport Santé d'Argelès-sur-Mer : les demandes arrivent déjà triées
Le point de départ
Le site datait, et personne n'y trouvait ce qu'il cherchait.
Les gens appelaient donc, ou écrivaient, pour des questions auxquelles une page bien faite aurait répondu.
Chaque demande atterrissait ensuite dans une boîte commune, à trier à la main.
Ce que nous avons fait
Nous avons refait le site autour de ce que vient chercher un usager.
Pas autour de l'organisation interne de la structure.
Les formulaires posent les bonnes questions dès le départ.
Les demandes partent ensuite vers le bon service toutes seules.
L'information sans appeler
Disponible même quand la structure est fermée.
Un routage automatique
Chaque demande arrive au bon service, sans tri à la main.
Des démarches lisibles
L'usager sait à qui s'adresser et quoi préparer.
Et chez vous, qu'est-ce qui mérite d'être automatisé ?
Trente minutes pour regarder vos processus, vos outils et vos priorités.
Si rien ne justifie d'aller plus loin, nous vous le dirons pendant l'échange.
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